Een begroting is geen formaliteit. Voor veel fondsen is het een zelfstandig beoordelingscriterium: klopt het financieel, is het realistisch, en laat het zien dat je begrijpt wat je project gaat kosten?
Inkomsten en uitgaven in balans
Een projectbegroting bestaat uit twee kanten: wat kost het project (uitgaven) en waar komt het geld vandaan (inkomsten). De twee kanten moeten optellen tot hetzelfde bedrag. Het gevraagde subsidiebedrag is één van de inkomstenbronnen — niet de enige.
Eigen bijdrage
De meeste fondsen verwachten een eigen bijdrage of cofinanciering. Dat hoeft geen geld te zijn: inbreng van je eigen tijd, bijdragen van andere partijen of gemeentelijke subsidie tellen ook mee. Benoem dit expliciet en onderbouw het.
Realistische bedragen
Neem de tijd om tarieven op te zoeken. Wat kost een dag technicus? Wat is een redelijk honorarium voor een medewerker? Fondsen die meerdere aanvragen per jaar beoordelen, herkennen direct of bedragen realistisch zijn.
Wat je niet moet doen
Verzonnen kostenposten die de begroting sluitend maken, zijn een veelgemaakte fout. Een post 'overige kosten: €2.000' zonder onderbouwing wekt wantrouwen. Wees specifiek en transparant, ook over onzekerheden.
De begroting als communicatiemiddel
Een goed opgezette begroting laat zien dat je de productie van je project doordacht hebt. Het is niet alleen een rekensommetje — het is een argument voor de haalbaarheid van je plan.